W tym artykule pokazujemy, jak naprawdę wygląda skuteczne zarządzanie cenami w wynajmie krótkoterminowym – od kulis pracy z dynamiczną wyceną, przez optymalizację obłożenia, zarządzanie cenami minimalnymi i długością pobytu, aż po wykorzystanie automatyzacji i AI do zwiększania konwersji. Pokażemy konkretne przykłady reguł, zniżek, strategii last minute, pracy z lukami w kalendarzu i tego, jak technologia pomaga nam, ale nie zastępuje zdrowego rozsądku ani doświadczenia.
Bo prawda jest taka: samo podpięcie narzędzia do dynamicznej wyceny nie zrobi za nikogo całej roboty. Algorytm nie wie, że w sąsiedztwie otworzył się nowy hotel, ani że twoja oferta wygląda jak z 2010 roku i zdjęcia wcale nie „sprzedają”. W RENTUJEMY nie liczymy na to, że ceny „ustawią się same” – łączymy technologię z aktywnym zarządzaniem, codzienną analizą danych i ręczną optymalizacją, by maksymalizować przychody właścicieli i realnie zwiększać liczbę rezerwacji. To przegląd działań, które faktycznie działają – a nie tylko wyglądają dobrze w prezentacji sprzedażowej narzędzia.
Rola ceny – fundament sukcesu, ale nie jego gwarancja
Cena to absolutny fundament – od niej zaczyna się każda decyzja gościa i każda widoczność w wynikach wyszukiwania. W świecie krótkoterminowego wynajmu, gdzie konkurencja jest ogromna, nawet drobna różnica w cenie może oznaczać: „mam rezerwację” albo „mam wolny weekend”. Za drogo? Klient wybierze sąsiada. Za tanio? Tracisz przychód i... może też jakość gości. Dlatego dopasowanie ceny do realiów rynkowych, sezonu i popytu to konieczność – ale to dopiero początek.
Czy wystarczy dobrze ustawić ceny? Oczywiście, że nie. Ale bez tego nie masz nawet szansy, by z kimkolwiek konkurować. Cena to narzędzie strategiczne, nie tylko liczba. Możesz mieć topową lokalizację, super opis i zdjęcia, ale jeśli cena jest „z sufitu” – algorytmy cię ukryją, a kalendarz będzie świecił pustkami.
Dynamiczna wycena – nie, to nie wystarczy
Dynamiczna wycena to dziś standard, nie przewaga. To system, który codziennie analizuje dane rynkowe – popyt, wydarzenia, sezonowość, konkurencję – i dostosowuje ceny w górę lub w dół. Narzędzia takie jak PriceLabs, Beyond Pricing czy Wheelhouse robią to dobrze i automatycznie, ale... nie zrobią tego mądrze, jeśli zostaną bez nadzoru.
W RENTUJEMY używamy tych narzędzi, ale dzięki indywidualnym umowom z dostawcami – płacimy mniej i mamy więcej. Każdy listing ma swoją Cenę Bazową (punkt wyjścia) i Cenę Minimalną (poniżej której nie schodzimy). System codziennie je modyfikuje, biorąc pod uwagę takie czynniki jak popyt, dostępność konkurencji, długość pobytu, dzień tygodnia, okno rezerwacyjne, historia rezerwacji itd.
Efekt? Cena zawsze odpowiada realiom rynku. Ale uwaga – dynamiczna wycena to narzędzie. Bez przemyślanej strategii jest jak szybki samochód bez kierownicy – efektownie, ale donikąd.
Dynamiczna wycena to konieczność, ale nie gwarancja sukcesu
Współczesny rynek wynajmu krótkoterminowego jest zbyt konkurencyjny, by działać bez systemu automatycznego dostosowywania cen – dynamiczna wycena to absolutny standard i niezbędne minimum, jednak nie jest to gwarancja na skuteczną konkurencję i utrzymanie rentowności. Bez niej nieruchomość szybko traci na widoczności i przychodach.
Również nasze doświadczenie pokazuje, że sama dynamiczna wycena to za mało, by osiągać optymalne wyniki. Wymaga ona wsparcia ze strony przemyślanej strategii revenue managementu, analizy danych, segmentacji ofert, ciągłego ulepszania jakości listingów i elastycznego podejścia do zmieniających się warunków oraz aktywna strategia upsell (np. dla przedłużenia rezerwacji) oraz budowanie lojalności gości. Dopiero połączenie technologii z aktywnym zarządzaniem pozwala wykorzystać pełen potencjał nieruchomości.
Strategia vs narzędzie – zrozum różnicę
Dynamiczna wycena to narzędzie, strategia cenowa to plan. Wiele osób myli jedno z drugim, traktując dynamiczne zmiany cen jako całość działań pricingowych. Tymczasem strategia cenowa to świadome podejście do zarządzania cenami, oparte na celach: czy w danym okresie skupiamy się na maksymalizacji przychodu, szybkim zapełnieniu kalendarza, czy może zwiększeniu średniej długości pobytu? To także decyzje o poziomach bazowych cen, segmentacji ofert, regułach zniżek i dopasowaniu do sezonowości. Dynamiczna wycena wspiera tę strategię, ale bez jasnego planu działania staje się chaotyczna. W RENTUJEMY to strategia wyznacza kierunek, a narzędzia technologiczne pomagają go realizować.
Priorytety: najpierw obłożenie, potem optymalizacja
W każdym listingu na początku skupiamy się na osiągnięciu określonego poziomu obłożenia – zapełnienie kalendarza daje bezpieczeństwo przychodu i redukuje ryzyko straty. Dopiero w kolejnym kroku nasz system podwyższa ceny dobowe, maksymalizując zysk z kolejnych rezerwacji. Taka kolejność pozwala na bardziej elastyczne zarządzanie cenami – im dalej terminu pobytu, tym większa możliwość podniesienia ceny bez ryzyka pustych nocy. Działa to również odwrotnie – w przypadku niskiego obłożenia obniżamy ceny, by zminimalizować utracone szanse. Celem jest nie tylko wysoka średnia cena, ale przede wszystkim pełny kalendarz i maksymalizacja całościowych przychodów.
W praktyce RENTUJEMY stosuje tzw. „Occupancy Based Adjustment Profile” dla każdego listingu, gdzie system indywidualnie analizuje obłożenie i na tej podstawie dynamicznie dostosowuje cenę.
Przy bardzo niskim obłożeniu stosujemy znaczące korekty cen – np. -50% od ceny bazowej przy 0% obłożeniu, -30% przy 20% – zawsze z zachowaniem minimalnej ceny danego listingu. Dzięki temu szybko reagujemy na utrzymujące się niskie obłożenie i zwiększamy szanse na rezerwację, zanim dana noc przepadnie.
Sprzedaż "dzisiaj" to zysk – niewynajęte to strata
Wynajem krótkoterminowy to biznes, w którym każda doba ma wartość – i nie można jej sprzedać później. Jeśli dziś nieruchomość nie została wynajęta, potencjalny przychód przepada bezpowrotnie. W RENTUJEMY kierujemy się zasadą: lepiej sprzedać noc w niższej cenie niż nie sprzedać jej wcale.
Zniżki Last-Minute
W RENTUJEMY wdrażamy jasne reguły, które pozwalają efektywnie sprzedawać terminy last minute.
Przykład – Last Minute Prices Zniżki do 20% od ceny bazowej w ciągu 4 dni przed przyjazdem, naliczane stopniowo:
-5% na 4 dni przed,
-10% na 3 dni przed,
-20% dzień przed.
To znacząco zwiększa szanse na rezerwację w ostatniej chwili, bez konieczności nadmiernego obniżania cen z dużym wyprzedzeniem. Proces ten jest jednak ograniczony ustaloną minimalną ceną danej oferty, poniżej której system nie schodzi w tym kroku.
Dynamiczne obniżanie ceny minimalnej
Dodatatkowo – w zależności od segmentacji obiektu – nasz system stosuje zniżki na nadchodzące dni, a także stopniowe obniżanie cen minimalnych w celu zwiększenia konkurencyjności oferty.
Stopniowe obniżanie cen minimalnych to strategia dynamicznego ustalania cen, w której system – w miarę zbliżania się terminu niewynajętych dni – obniża minimalną cenę danego listingu, aby zwiększyć szansę na rezerwację.
Obniżki te są kontrolowane i zależne od segmentu oferty, obłożenia oraz popytu, a ich celem jest uniknięcie utraty przychodu z niewynajętych nocy. System nie obniża ceny od razu do maksimum, lecz robi to etapami, w miarę upływu czasu i braku rezerwacji.
W praktyce – na przykład w jednym z segmentów – dla najbliższych 4 niewynajętych dni system dopuszcza niższą minimalną cenę listingu niż ta ustawiona pierwotnie. Nie oznacza to jednak, że będzie to ostateczna cena – jeśli obłożenie jest dobre lub dany dzień cieszy się dużym popytem, cena końcowa może być wyższa. Natomiast przy jednoczesnym niskim obłożeniu i słabym popycie, system może automatycznie obniżyć cenę do nowej, niższej wartości minimalnej. Strategię dynamicznego obniżania ceny minimalnej RENTUJEMY stosuje przede wszystkim dla listingów
zlokalizowanych poza obszarami wysokiego popytu
oraz dla obiektów budżetowych, takich jak kawalerki
oraz dla segmentu ofert o systematycznie niskim obłożeniu
Reguły długości pobytu – więcej niż tylko „minimum nocy”
Krótkie rezerwacje (1–2 noce) mogą generować wysokie koszty operacyjne – sprzątanie, obsługa gości, przerwy między pobytami – oraz wiążą się z większym ryzykiem problematycznych pobytów, np. imprez. RENTUJEMY minimalizuje to ryzyko poprzez obowiązkową kaucję oraz weryfikację tożsamości gości, dzięki czemu możemy bezpiecznie akceptować również rezerwacje jednodniowe.
Ogólną motywacją w RENTUJEMY są jednak dłuższe rezerwacje – dają one większą stabilność przychodu, niższe koszty operacyjne i lepszą przewidywalność.
Jednak nie da się osiągnąć sukcesu wyłącznie taką strategią. Kluczowe jest łączenie wielu metod – dynamicznej wyceny, zarządzania lukami w kalendarzu, modyfikacji cen minimalnych oraz szybkiej reakcji na zmieniający się popyt.
W RENTUJEMY reguły długości pobytu są jednak znacznie bardziej zaawansowane niż tylko „minimum 1, 2 lub 3 noce”. Nasz system dynamicznie dopasowuje je w zależności od wielu czynników, takich jak odległość do daty przyjazdu czy przerwy w kalendarzu (tzw. orphan gaps).
Dynamiczna aktualizacja minimalnej długości pobytu
Reguły minimalnego pobytu w RENTUJEMY są zmienne w czasie i zależne od tego, jak daleko w przyszłość dotyczy dany termin. Przykład:
Domyślnie dopuszczamy rezerwacje na minimum 2 noce. Jednak od tej reguły obowiązują wyjątki – w przypadku niskiego obłożenia lub krótkich luk w kalendarzu system może automatycznie dopuścić rezerwacje na 1 noc, aby zwiększyć szanse na sprzedaż i zminimalizować puste terminy.
Konkretny przykład dla jednego z segmentu ofert RENTUJEMY:
Rezerwacje Last Minute:
0–3 dni wprzód: Weekday: 1 noc, Weekend: 1 noc
3–14 dni wprzód: Weekday: 1 noc, Weekend: 2 noce
14–30 dni wprzód: Weekday: 2 noce, Weekend: 2 noce
30–60 dni wprzód: Weekday: 2 noce, Weekend: 3 noce
60–90 dni wprzód: Weekday: 3 noce, Weekend: 4 noce
+120 dni wprzód: Weekday: 4 noce, Weekend: 4 noce
Luki (Orphan Gaps):
Gaps 1–4 noce: Weekday: 1 noc, Weekend: 1 noc
Przylegające dni do niedostępnych terminów:
Dzień przed niedostępnym terminem: Weekday: 1 noc, Weekend: 1 noc
Dzień po niedostępnym terminie: Weekday: 1 noc, Weekend: 1 noc
Zakres stosowania: 1–999 dni wprzód
Dodatkowo, ustawienia minimalnej liczby nocy są w RENTUJEMY dostosowywane do segmentacji oferty – inaczej wyglądają dla apartamentów premium w centrum miasta, a inaczej dla budżetowych kawalerek czy domów wakacyjnych w sezonie. Dzięki temu każda nieruchomość ma dopasowaną strategię, maksymalizującą jej potencjał przychodowy.
Orphan Day Prices – wykorzystanie luk w kalendarzu
Orphan gaps (po polsku: sieroce luki) to krótkie, trudne do wypełnienia przerwy między rezerwacjami – zazwyczaj 1–2 dni – które powstają w kalendarzu w wyniku wcześniejszych rezerwacji. Są problematyczne, ponieważ standardowe ustawienia minimalnej liczby nocy mogą uniemożliwiać ich sprzedaż.
W RENTUJEMY system automatycznie wykrywa takie luki i może tymczasowo obniżyć minimalną długość pobytu (np. do 1 nocy), aby maksymalizować wykorzystanie kalendarza i nie tracić potencjalnego przychodu.
Aby zwiększyć szanse na rezerwację krótkich przerw między pobytami, stosujemy zniżki dla luk (orphan gaps):
Gaps 1–2 noce:
Weekday: -20%
Weekend: -10%
Gaps 3–4 noce:
Weekday: -10%
Weekend: -5%
Zniżki te obowiązują na luki w kalendarzu od 1 do 90 dni wprzód i pozwalają zamienić „trudne do sprzedania” przerwy w realny przychód.
Grupowanie ofert – skalowalna strategia
W zarządzaniu większą liczbą nieruchomości nie da się indywidualnie analizować i optymalizować każdej z osobna – dlatego kluczowe jest grupowanie ofert. W RENTUJEMY kategoryzujemy oferty według kluczowych cech, takich jak: niskie obłożenie, lokalizacja o wysokim popycie, duża sezonowość czy satysfakcjonujące wyniki. Każdy segment ofert w RENTUJEMY ma własne, dopasowane ustawienia, które odpowiadają na specyfikę danej nieruchomości i rynku. W ramach strategii stosujemy indywidualne parametry dla:
Profilu obłożenia listingu (listing occupancy profile)
Zniżek last minute (last minute price discounting)
Zniżek od ceny minimalnej w sytuacjach last minute (minimal price discounting in last minute situations)
Reguł minimalnej długości pobytu (minimal stay rules)
Możliwości pobytów długoterminowych ze stałą ceną wynajmu
Dzięki temu możemy szybko przypisać odpowiednie reguły cenowe, długości pobytu, zniżki czy strategie dynamicznej wyceny do całych grup. To podejście pozwala nam efektywnie zarządzać skalą, utrzymać spójność strategii i jednocześnie reagować na indywidualne potrzeby konkretnych segmentów. Skalowalność oznacza nie tylko oszczędność czasu, ale także lepsze wyniki finansowe.
Zniżki tygodniowe i miesięczne – klucz do dłuższych rezerwacji
Dłuższe rezerwacje to większa stabilność przychodu i niższe koszty operacyjne – mniej sprzątań, mniej koordynacji, większa efektywność. Dlatego w RENTUJEMY aktywnie stosujemy zniżki tygodniowe i miesięczne, które motywują gości do dłuższych pobytów. To szczególnie skuteczne poza sezonem oraz w lokalizacjach popularnych wśród osób pracujących zdalnie (workation) i podróżujących służbowo.
Odpowiednio skalibrowane zniżki nie obniżają rentowności – przy dłuższych pobytach nawet niższa stawka dzienna przekłada się na lepszy wynik końcowy. To prosty mechanizm zwiększający konkurencyjność oferty i utrzymujący wysoki poziom obłożenia.
Dodatkowo, dłuższe pobyty możemy uatrakcyjnić cotygodniowym sprzątaniem lub innymi udogodnieniami. RENTUJEMY współpracuje także z wieloma klientami korporacyjnymi, którzy zostają z nami na tygodnie lub miesiące – dbamy o to, by zawsze oferować im najlepsze dostępne warunki.
Cena to nie wszystko – znaczenie jakości oferty
Nawet najlepiej ustawiona cena nie przyniesie rezerwacji, jeśli oferta nie jest atrakcyjna. Jakość zdjęć, opisów, tytułów i udogodnień bezpośrednio wpływa na konwersję oraz widoczność na portalach takich jak Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia czy Google Travel.
W RENTUJEMY codziennie działają nasze autorskie automatyzacje, które analizują jakość ofert i historię rezerwacji. System:
identyfikuje oferty z potrzebą optymalizacji
wykrywa kanały z systematycznie niską liczbą rezerwacji,
identyfikuje brakujące lub słabe elementy w opisach i udogodnieniach.
Automatyzacja pozwala szybko wychwycić problemy, ale to dopiero pierwszy krok. Tam, gdzie algorytmy nie wystarczają, uruchamiamy nasz stały, codzienny proces manualnej optymalizacji, realizowany przez zespół pracowników RENTUJEMY. Każdy listing, zwłaszcza ten z niskim obłożeniem i obecny na wielu kanałach, jest dokładnie sprawdzany – oceniamy jego prezentację na każdej platformie, bo nawet drobne różnice mogą wpływać na wyniki sprzedaży.
Dzięki temu systematycznie poprawiamy jakość ofert i zwiększamy ich konkurencyjność. Cena przyciąga, ale jakość sprzedaje – i to ona często decyduje o konwersji.
Przykładowe działania optymalizacyjne w RENTUJEMY
Manualna optymalizacja ofert o niskim obłożeniu
Odpowiedzi na wszystkie opinie – zapewniamy aktywną komunikację z gośćmi i, jeśli zachodzi taka potrzeba, składamy wnioski o usunięcie recenzji, np. w przypadku odwetu za brak odwołania rezerwacji bezzwrotnej lub z powodu braku związku z ofertą.
Zwiększenie prowizji BookingCom – tymczasowe podniesienie dostępności lub promocji na najbliższe 14/30 dni, by zwiększyć widoczność.
Kontrola dostępności i prezentacji – sprawdzamy, czy apartament jest bookowalny i prawidłowo wyświetlany dla różnych konfiguracji gości (1, 2, 4 osoby) na wszystkich portalach.
Dopasowanie profilu odwołań oferty na bardziej elastyczny
Dostosowanie języka w opisach – na portalu HomeAway/Vrbo rekomendujemy używanie języka z perspektywy gościa (np. „You will enjoy...”)
Obniżenie ceny minimalnej dla oferty – możliwa redukcja o małą stałą wartość, maksymalnie raz dziennie, przy zachowaniu protokołu działań.
Opcjonalne dodanie do programu Booking Genius – zwiększenie widoczności i atrakcyjności dla lojalnych użytkowników platformy.
Te działania są częścią naszego standardowego procesu, który pozwala szybko reagować na spadki obłożenia, optymalizować listingi i maksymalizować ich potencjał przychodowy.
Manualna optymalizacja ofert z nierówną dystrybucją rezerwacji na Airbnb lub Booking.com – skuteczne działania w kanałach sprzedaży
RENTUJEMY – nasz system na bieżąco monitoruje nierówną dystrybucję rezerwacji i codziennie informuje nasz zespół o wykrytych nieprawidłowościach na Slacku. Dzięki temu możemy szybko reagować, przeprowadzając manualną optymalizację ofert w ramach konkretnego kanału sprzedaży.
Airbnb – co można zrobić bezpośrednio na kanale:
Ręczna edycja tytułu pod trendy wyszukiwańAirbnb pozwala na testowanie różnych tytułów – np. dodanie „sauna”, „blisko centrum” czy „Netflix” może znacząco poprawić widoczność w wynikach.
Zmiana kategorii / typu obiektu (np. „unikalne pobyty”)Możesz przypisać ofertę do specjalnych kategorii typu „domki w lesie”, „lofty” – wpływa to na pozycję w wyszukiwarce Airbnb.
Włączenie „Cena specjalna dla dłuższych pobytów”Airbnb umożliwia ustawienie rabatów tygodniowych/miesięcznych, co może zwiększyć liczbę rezerwacji w niskim sezonie.
Personalizacja profilu gospodarzaDodanie zdjęcia, linku do mediów społecznościowych, rozbudowanego opisu – wszystko to buduje zaufanie i wpływa na konwersję.
Udział w Airbnb ExperiencesPowiązanie oferty noclegowej z lokalnymi doświadczeniami (wycieczki, warsztaty) może zwiększyć zainteresowanie i czas przebywania w ogłoszeniu.
Booking.com – co można zrobić bezpośrednio w Extranecie
Tworzenie i testowanie ofert pakietowych (np. „nocleg + śniadanie”)Booking umożliwia tworzenie różnych taryf – pakiety często mają lepszą konwersję niż same noclegi.
Ustawienie widoczności obiektu w Mapach i polecanych lokalizacjachRęczna optymalizacja opisu lokalizacji, ustawienie pinezki na mapie – wpływa na wyniki wyszukiwania lokalnego.
Udział w „Zniżkach podróżniczych” (np. kampanie Booking.com)Booking oferuje czasowe kampanie z dofinansowaniem z ich strony – np. Black Friday, Summer Sale – można je włączyć tylko w Extranecie.
Edytowanie sekcji „Dlaczego warto u nas zarezerwować”Można dodać konkretne atuty: darmowy parking, szybkie Wi-Fi, śniadanie w cenie – wpływa na decyzję gościa.
Zgłoszenie obiektu do kampanii reklamowych Booking Sponsored AdsMożesz wykupić promowanie oferty bezpośrednio w Extranecie – zwiększenie widoczności dla wybranych terminów.
AI w służbie konwersji rezerwacji
AI wspiera nas również w bieżącej komunikacji z gośćmi – na platformie Airbnb działa nasz autonomiczny chatbot pod wewnętrzną nazwą „Alfred”, który zna szczegóły naszych ofert i odpowiada na zapytania 24/7. Obsługuje wstępne pytania, udziela informacji o dostępności, cenach i warunkach rezerwacji, a także aktywnie stara się konwertować zapytania na rezerwacje.
Co ważne, goście mogą również negocjować cenę, a „Alfred” – w oparciu o ustalone reguły – może zaproponować indywidualną zniżkę, jeśli zwiększy to szansę na rezerwację.
Szybka i trafna odpowiedź, a także elastyczność cenowa w odpowiedzi na zapytania, często decydują o finalnej rezerwacji – dlatego ta automatyzacja realnie przekłada się na wyższy współczynnik konwersji i lepsze wykorzystanie każdego zapytania.
Podsumowanie - Revenue Management w RENTUJEMY
Skuteczne zarządzanie wynajmem krótkoterminowym to znacznie więcej niż ustawienie ceny – to połączenie strategii, technologii i ciągłej optymalizacji. W RENTUJEMY wykorzystujemy dynamiczną wycenę, analizę danych, AI wspierające konwersję i komunikację z gośćmi, a także dopasowane reguły długości pobytu i zniżek.
Dzięki automatyzacji i ręcznemu nadzorowi nad ofertami – zwłaszcza tymi z niskim obłożeniem – jesteśmy w stanie maksymalizować przychody, zwiększać liczbę rezerwacji i dbać o jakość każdej oferty na wszystkich kanałach. Nasze podejście jest skalowalne, efektywne i oparte na danych – a celem zawsze pozostaje to samo: pełny kalendarz i maksymalny zysk dla właścicieli.
O firmie RENTUJEMY
RENTUJEMY to firma technologiczna zarządzająca wynajmem krótkoterminowym, działająca w Polsce i Dubaju. Założona w Warszawie w 2022 roku, oferuje kompleksowe, niezawodne i zautomatyzowane usługi dla właścicieli nieruchomości. Dzięki innowacyjnemu podejściu, dynamicznemu ustalaniu cen i nowoczesnym technologiom, RENTUJEMY umożliwia maksymalizację przychodów z wynajmu bez konieczności angażowania się w codzienne operacje. Firma kładzie nacisk na przejrzystość oraz najwyższy standard obsługi gości, zapewniając optymalne obłożenie nieruchomości.
RENTUJEMY obsługuje cały proces wynajmu – od profesjonalnej fotografii i atrakcyjnych ofert na platformach rezerwacyjnych, przez automatyczną komunikację z gośćmi, aż po sprzątanie, konserwację i pełną obsługę administracyjną. Przejrzysta aplikacja dla właścicieli pozwala na bieżąco monitorować wyniki finansowe i dostępność nieruchomości, zapewniając pełną kontrolę i wygodę.
Dzięki wieloletniemu doświadczeniu oraz dbałości o najwyższą jakość usług, RENTUJEMY zdobywa znakomite opinie gości na platformach takich jak Airbnb i Booking.com. Każda nieruchomość jest zarządzana z największą starannością, co gwarantuje pozytywne wrażenia najemców i stałe zyski dla właścicieli.